Pendahuluan
Perusahaan “PT. Pro Roll International” merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan pelumas. Pada saat ini sistem informasi penjualan pada perusahaan “PT. Pro Roll International” masih dilakukan secara manual sehingga kinerjanya belum efektif. Hal itu tercermin pada seringnya terjadi keterlambatan penyusunan laporan penjualan dan piutang dagang, kesalahan pencatatan dan perhitungan persediaan, serta pengulangan dalam pencatatan transaksi. Oleh karena itu, perusahaan “PT. Pro Roll International” bermaksud mengkomputerisasikan sistem bagian penjualan untuk memaksimalkan kinerjanya. Diharapkan setelah sistem informasi penjualan dikomputerisasi, maka pengumpulan, penyimpanan, dan pengolahan data transaksi dapat dilakukan secara akurat dan cepat.
Berikut ini adalah gambar proses bisnis perusahaan mulai dari pengadaan pelumas sampai penjualannya.
Gambar 1 Proses Bisnis Perusahaan
Analisa dan Perancangan
Data Flow Diagram (DFD)
Pada program aplikasi sistem informasi penjualan pelumas, DFD yang dirancang akan dijelaskan berikut ini:
Gambar 2 Diagram Konteks /DFD Level 0
Gambar 3 DFD Level 1
Gambar 4 DFD Level 2, Proses 1.4
Gambar 5 DFD Level 3, Proses 1.4.2
Gambar 6 DFD Level 4, Proses 1.4.2.6
Kamus Data
Tabel 1 Kamus Data tPelanggan
Spesifikasi Proses
Tabel 2 S.P. 1.1.1 Proses Input Data Pelanggan
Kode identitas proses | 1.1.1 |
Nama proses | Proses Input Data Pelanggan |
Deskripsi | Merupakan proses memasukan data pelanggan baru. |
Input aliran data | Data_Pelanggan = IDPlg +PerusahaanPlg + AlamatPlg1 + AlamatPlg2 + TelpPlg1 + TelpPlg2+ FaxPlg + CPPlg + EmailPlg + SitusPlg + PiutangPlg + KtrPlg |
Output aliran data | Data_Pelanggan = IDPlg +PerusahaanPlg + AlamatPlg1 + AlamatPlg2 + TelpPlg1 + TelpPlg2 + FaxPlg + CPPlg + EmailPlg + SitusPlg + PiutangPlg + KtrPlg |
Logika proses | INPUT Data_Pelanggan |
ER-Diagram
Gambar 7 ER-Diagram
Skema Basis Data
Gambar 8 Skema Basis Data
Perancangan Sketsa User Interface
Perancangan user interface diperlukan pada program aplikasi ini dengan tujuan untuk mempermudah pengguna dalam menggunakan program apikasi ini. Dengan adanya user interface ini berbagai pengguna baik yang awam, maupun yang sudah berpengalaman dapat mengoperasikan program ini tanpa adanya kesulitan yang besar.
Program aplikasi sistem informasi penjualan pelumas ini menggunakan jenis menu pull down yaitu setiap menu memiliki sub-menu masing-masing. Tujuan penggunaan jenis menu ini adalah untuk mempermudah pengguna dalam memilih fitur yang akan digunakan. Untuk lebih jelasnya, akan dipaparkan dalam gambar berikut ini.
Gambar 9 Struktur Menu
Hasil Tercapai
Pada dokumentasi program aplikasi, selain penulisan analisa, perancangan dan desain user interface, diperlukan juga screenshot program aplikasi yang dirancang dengan maksud menjelaskan setiap menu, fungsi, tampilan dan hasil yang dicapai dalam perancangan program aplikasi ini.
Gambar 1 Proses 1.6 / Halaman Login
Pada saat aplikasi ini diakses, halaman yang tampil pertama kali adalah halaman login seperti yang ada pada gambar Gambar 10 Proses 1.6 / Halaman Login. Pada halaman ini pengguna diharuskan untuk mengisi identitas hak akses yang dimiliki, seperti username dan password.
Gambar 11 Halaman Index
Setelah pengguna aplikasi melakukan login dan hak aksesnya telah disetujui, halaman berikut yang ditampilkan adalah halaman index. Pada halaman index, logo produk pelumas Agip akan terlihat pada halaman ini, seperti yang ada pada gambar. Gambar 11 Halaman Index.
Gambar 12 Proses 1.1.1 / Halaman Add/Edit_Pelanggan
Pada fitur pelanggan yang terdapat pada aplikasi sistem informasi penjualan pelumas. Pengguna dapat memasukan data pelanggan yang baru melalui halaman yang terlihat pada gambar Gambar 12 Proses 1.1.1 / Halaman Add/Edit_Pelanggan. Pada halaman add_pelanggan, pengguna diminta untuk mengisi data pelanggan yang meliputi field: nama perusahaan, alamat 1, alamat 2, no.telepon 1, no.telepon 2, no.fax, penanggung jawab, alamat email, alamat situs dan keterangan. Di antara field tersebut, field nama perusahaan, alamat 1 dan no.telepon 1 merupakan field wajib. Apabila field wajib tidak diisi, maka penambahan data pelanggan baru tidak dapat dilakukan. Cara yang sama dapat dilakukan pada edit pelanggan.
Gambar 13 Proses 1.1.5 / Halaman Pencarian
Pencarian data pelanggan dapat dilakukan melalui halaman pencarian, seperti yang terlihat pada gambar Gambar 13 Proses 1.1.5 / Halaman Pencarian. Pada halaman pencarian pengguna diharuskan mengisi field kategori dan kata kunci id atau nama pelanggan. Apabila salah satu dari kedua field tersebut tidak diisi, maka pencarian data pelanggan tidak akan dilakukan.
Gambar 14 Proses 1.3.1 / Halaman add/Edit_produk
Pada fitur produk, pengguna dapat memasukan data produk yang baru melalui halaman yang terlihat pada gambar Gambar 14 Proses 1.3.1 / Halaman add/edit_produk. Pada halaman add_produk, pengguna diminta untuk mengisi data produk yang meliputi field: tipe produk, nama produk, kinerja, unit base, stok, harga net, harga price list dan keterangan. Diantara field tersebut, Field tipe produk, nama produk, unit base, stok, harga net dan harga price list merupakan field wajib. Apalabila field wajib tidak diisi, maka penambahan data produk baru tidak dapat dilakukan.
Gambar 15 Proses 1.3.3 / Proses 1.3.4 / Halaman produk
Data produk dapat dihapus dari basis data dengan cara menklik check box pada data produk yang akan dihapus, lalu memilih tombol delete. Seperti yang terlihat pada gambar Gambar 15 Proses 1.3.3 / Proses 1.3.4 / Halaman produk. Penghapusan data produk dapat dilakukan apabila data produk yang akan dihapus tidak memiliki keterkaitan dengan data yang lain.
Gambar 16 Proses 1.3.5 / Halaman pencarian
Pencarian data produk dapat dilakukan melalui halaman pencarian, seperti yang terlihat pada gambar Gambar 16 Proses 1.3.5 / Halaman pencarian. Pada halaman pencarian, pengguna diharuskan mengisi field kategori dan kata kunci id. Apabila salah satu dari kedua field tersebut tidak diisi, maka pencarian data produk tidak akan dilakukan.
Gambar 17 Proses 1.4.1.1 / Halaman add_pemesanan
Pada fitur pemesanan, pengguna dapat memasukan data pemesanan yang baru melalui halaman yang terlihat pada gambar Gambar 17 Proses 1.4.1.1 / Halaman add_pemesanan. Pada halaman add_pemesanan pengguna diharuskan untuk mengisi data pemesanan (id pemesanan, nama pelanggan, no PO, tgl pemesanan, tgl req pengiriman dan keterangan) dan data pemesanan detail (produk, jumlah, harga satuan, sub total), Di antara field tersebut, field nama pelanggan, tgl pemesanan, tgl req pengiriman, produk, jumlah, harga satuan dan sub total merupakan field wajib. Apalabila field wajib tidak diisi, maka penambahan data pemesanan baru tidak dapat dilakukan. Ketika data pemesanan baru disimpan di basis data, field status pemesanan akan berstatus on order secara default. Field status pemesanan memiliki 3 jenis status yaitu on order(0), completed(1) dan cancel(2).
Data pemesanan dapat diubah sesuai dengan keinginan pengguna. Pengubahan data pemesanan hanya dapat dilakukan, apabila status pemesanan masih berstatus on order.
Gambar 18 Proses 1.4.1.3 / Proses 1.4.1.4 / Halaman pemesanan
Data pemesanan dapat dihapus dari basis data dengan cara menklik check box pada data pemesanan yang akan dihapus, lalu memilih tombol delete, seperti yang ada pada gambar Gambar 18 Proses 1.4.1.3 / Proses 1.4.1.4 / Halaman pemesanan. Penghapusan data pemesanan dapat dilakukan, apabila data pemesanan yang akan dihapus tidak memiliki keterkaitan dengan data yang lain atau status pemesanan masih berstatus on order.
Gambar 19 Proses 1.4.2.1 / Halaman add_suratjalan
Pada fitur surat jalan / pengiriman pesanan, pengguna dapat memasukan data surat jalan yang baru melalui halaman yang terlihat pada gambar Gambar 19 Proses 1.4.2.1 / Halaman add_suratjalan. Pada halaman tersebut, pengguna cukup mengisi field, seperti: id surat jalan, id pemesanan, tgl surat jalan dan keterangan. Field nama pelanggan, no PO akan diisi secara otomatis oleh program setelah pengguna mengisi field id pemesanan. Di antara field tersebut, Field id pemesanan dan tgl surat jalan merupakan field wajib. Apabila field wajib tidak diisi, maka penambahan data surat jalan baru tidak dapat dilakukan. Ketika data surat jalan baru disimpan di basis data, status surat jalan pada data tersebut akan berstatus unposting secara default. Field status surat jalan memiliki 3 status yaitu: unposting(0), posting(1) dan cancel(2).
Gambar 20 Proses 1.4.2.2 / Halaman edit_suratjalan
Data surat jalan dapat diubah melalui halaman yang tersedia, seperti yang terlihat pada gambar Gambar 20 Proses 1.4.2.2 / Halaman edit_suratjalan. Pengubahan data surat jalan hanya dapat dilakukan, apabila status surat jalan masih berstatus Unposting.
Gambar 21 Proses 1.4.2.3 / Proses 1.4.2.4 / Halaman suratjalan
Data surat jalan dapat dihapus dari basis data dengan cara menklik check box pada data surat jalan yang akan dihapus, lalu memilih tombol delete, seperti yang terlihat pada gambar Gambar 21 Proses 1.4.2.3 / Proses 1.4.2.4 / Halaman suratjalan. Penghapusan data surat jalan dapat dilakukan, apabila data surat jalan yang akan dihapus tidak memiliki keterkaitan dengan data faktur dan status surat jalannya masih berstatus unposting.
Gambar 22 Proses 1.4.2.5 / Halaman pencarian
Pencarian data surat jalan dapat dilakukan melalui halaman pencarian, seperti yang terlihat pada gambar Gambar 22 Proses 1.4.2.5 / Halaman pencarian. Pada halaman pencarian, pengguna diharuskan mengisi field kategori dan kata kunci ID. Apabila salah satu dari kedua field tersebut tidak diisi, maka pencarian data surat jalan tidak akan dilakukan.
Gambar 23 Proses 1.4.2.6
Data surat jalan yang sudah disimpan di basis data dapat di posting melalui halaman suratjalan, seperti yang terlihat pada gambar Gambar 23 Proses 1.4.2.6. Dengan mem-posting data surat jalan, maka secara otomatis akan terjadi proses-proses sebagai berikut:
· Status surat jalan akan berubah dari unposting ke posting.
· Status pemesanan yang terkait dengan data surat jalan yang diposting akan berubah dari on order ke completed.
· Stok produk berkurang.
· Program akan menghasilkan data faktur baru.
Posting data surat jalan hanya dapat dilakukan apabila status surat jalan pada data tersebut berstatus unposting.
Gambar 24 Proses 1.4.2.7
Data surat jalan yang sudah di-posting dapat dibatalkan dengan cara menklik check box pada data surat jalan tersebut, lalu memilih tombol cancel, seperti yang terlihat pada gambar Gambar 24 Proses 1.4.2.7. Dengan membatalkan data surat jalan, maka secara otomatis akan terjadi proses-proses sebagai berikut:
• Status surat jalan akan berubah dari posting ke cancel.
• Status pemesanan yang terkait dengan data surat jalan yang diposting akan berubah dari completed ke cancel.
• Stok produk bertambah.
Pembatalan data surat jalan dapat dilakukan apabila status surat jalan berstatus posting, dan data faktur yang berhubungan dengan data surat jalan tersebut sudah dihapus.
Gambar 25 Proses 1.4.3.1 / Halaman add_faktur
Pada fitur faktur/faktur penjualan, pengguna dapat memasukan data faktur yang baru melalui halaman yang terlihat pada gambar Gambar 25 Proses 1.4.3.1 / Halaman add_faktur. Pada halaman tersebut, pengguna cukup mengisi field, seperti: id faktur ,id surat jalan, tgl faktur, jatuh tempo dan keterangan. Field id pemesanan, id pelanggan, nama pelanggan, no PO , tgl surat jalan dan data detail akan diisi secara otomatis oleh program aplikasi. Di antara field tersebut, Field id surat jalan, id pemesanan dan id pelanggan merupakan field wajib. Ketika data faktur baru disimpan di basis data, status faktur pada data tersebut akan berstatus unposting secara default. Apabila field wajib tidak diisi, maka penambahan data faktur baru tidak dapat dilakukan. Field status faktur memiliki 2 status yaitu: unposting(0) dan posting(1).
Gambar 26 Proses 1.4.3.3 / Proses 1.4.3.4 / Halaman faktur
Data faktur yang disimpan di basis data dapat dihapus dengan cara menklik check box pada data faktur yang akan dihapus, lalu memilih tombol delete. Seperti yang terlihat pada gambar Gambar 26 Proses 1.4.3.3 / Proses 1.4.3.4 / Halaman faktur. Penghapusan data faktur dapat dilakukan, apabila status faktur masih berstatus unposting.
Gambar 27 Proses 1.4.3.5 / Halaman pencarian
Pencarian data faktur dapat dilakukan melalui halaman pencarian, seperti yan terlihat pada gambar Gambar 27 Proses 1.4.3.5 / Halaman pencarian. Pada halaman pencarian, pengguna diharuskan mengisi field kategori dan kata kunci id. Apabila salah satu dari kedua field tersebut tidak diisi, maka pencarian data faktur tidak akan dilakukan.
Gambar 28 Proses 1.4.3.6
Data faktur yang sudah disimpan di basis data dapat di-posting melalui halaman faktur, seperti yang terlihat pada gambar Gambar 28 Proses 1.4.3.6. Ketika data faktur sudah di-posting, status faktur akan berubah dari unposting ke posting dan nilai piutang pelanggan akan bertambah. Posting faktur hanya dapat dilakukan apabila status faktur berstatus unposting.
Gambar 29 Proses 1.4.4.1 / Halaman add_fkbayar
Pada fitur fkbayar/pembayaran piutang, pengguna dapat memasukan data fkbayar yang baru melalui halaman yang terlihat pada gambar Gambar 29 Proses 1.4.4.1 / Halaman add_fkbayar. Pada halaman tersebut, pengguna dapat mengisi data fkbayar(id fkbayar, nama pelanggan, jenis pembayaran, tgl pembayaran, tgl cair dan keterangan) dan pada data fkbayar detail pengguna cukup mengisi field id faktur dan pembayaran. Di antara field tersebut, Field nama pelanggan, jenis pembayaran, tgl pembayaran, tgl cair, id faktur dan pembayaran merupakan field wajib. Apabila field wajib tidak diisi, maka penambahan data fkbayar baru tidak dapat dilakukan. Ketika data fkbayar baru disimpan di basis data, status fkbayar pada data tersebut akan berstatus unposting secara default. Field status fkbayar memiliki 3 status yaitu: unposting(0), posting(1) dan cancel(2).
Gambar 30 Proses 1.4.4.3 / Proses 1.4.4.4 / Halaman fkbayar
Data fkbayar yang disimpan di basis data dapat dihapus dengan cara menklik check box pada data fkbayar yang akan dihapus, lalu memilih tombol delete, seperti yang terlihat pada gambar Gambar 30 Proses 1.4.4.3 / Proses 1.4.4.4 / Halaman fkbayar. Penghapusan data fkbayar dapat dilakukan apabila status fkbayar masih berstatus unposting.
Gambar 31 Proses 1.4.4.6
Data fkbayar yang sudah disimpan di basis data dapat di-posting melalui halaman fkbayar, seperti yang terlihat pada gambar Gambar 31 Proses 1.4.4.6. Dengan mem-posting data fkbayar, maka secara otomatis akan terjadi proses-proses sebagai berikut:
• Status fkbayar akan berubah dari unposting ke posting.
• Nilai pada field piutang pada data pelanggan dan data faktur akan berkurang.
• Nilai pada field lunas pada data faktur akan bertambah.
Posting data fkbayar hanya dapat dilakukan apabila status fkbayar berstatus unposting.
Gambar 32 Proses 1.4.4.7
Data fkbayar yang sudah di-posting dapat dibatalkan dengan cara menklik check box pada data fkbayar tersebut, lalu memilih tombol cancel, seperti yang terlihat pada gambar Gambar 32 Proses 1.4.4.7. Dengan membatalkan data fkbayar, maka secara otomatis akan terjadi proses-proses sebagai berikut:
• Status fkbayar akan berubah dari posting ke cancel.
• Nilai pada field piutang pada data pelanggan dan data faktur akan bertambah.
• Nilai pada field lunas pada data faktur akan berkurang.
Pembatalan data fkbayar hanya dapat dilakukan apabila status fkbayar berstatus posting.
Gambar 33 Proses 1.5.1 / Halaman laporan_piutang
Pada aplikasi ini, pengguna dapat mencetak laporan piutang melalui halaman laporan_piutang, seperti yang terlihat pada gambar Gambar 33 Proses 1.5.1 / Halaman laporan_piutang.
Gambar 34 Proses 1.5.2 / Halaman laporan(lapjual)
Gambar 35 Proses 1.5.2 (Laporan penjualan per tipe pelumas)
Gambar 36 Proses 1.5.2 (Laporan penjualan perbulan)
Laporan penjualan terbagi menjadi 2 jenis yaitu: laporan penjualan per tipe pelumas dan laporan penjualan per bulan. Pengguna dapat mencetak 2 jenis laporan penjualan tersebut melalui halaman laporan, seperti yang ada pada gambar Gambar 34 Proses 1.5.2 / Halaman laporan(lapjual). Pada halaman laporan, pengguna diharuskan untuk memilih jenis, bulan dan tahun laporan penjualan yang ingin ditampilkan. Setelah pengguna memilih, hasil laporan akan tertampil seperti yang terlihat pada gambar Gambar 35 Proses 1.5.2 (Laporan penjualan per tipe pelumas) dan Gambar 36 Proses 1.5.2 (Laporan penjualan perbulan).
Evaluasi Sistem
Pada bab ini menjelaskan mengenai hasil evaluasi sistem yang dilakukan pada aplikasi sistem informasi penjualan pelumas. Metode evaluasi sistem yang digunakan adalah black-box testing. Black-box testing adalah metode pengujian yang dimana penilaian terhadap sebuah aplikasi bukan terletak pada spesikasi logika/fungsi aplikasi tersebut, tapi input dan output. Dengan berbagai input yang diberikan akan dievaluasi apakah sesuatu sistem/aplikasi dapat memberikan output/keluaran yang sesuai dengan harapan penguji. Evaluasi sistem dilakukan dengan cara sebagai berikut:
• Hasil evaluasi sistem disajikan dalam bentuk tabel.
• Evaluasi ditargetkan pada setiap proses yang dimiliki aplikasi system penjualan pelumas.
• Masing-masing proses memiliki minimal 1 test case.
• Setiap test case memiliki 6 kolom, yaitu:
1. Test case: penomoran test case pada masing masing proses.
2. Field: field-field yang menerima nilai input. Field tersebut mengacu pada field table di basis data.
3. Input: nilai yang diberikan kepada masing-masing field.
4. Valid Output: hasil dari response aplikasi/sistem yang diharapkan pengguji.
5. Output: hasil yang diberikan aplikasi/sistem.
6. Status: Penilaian yang diberikan penguji. Apabila hasil keluaran/output sesuai dengan harapan pengguji, maka pada kolom status akan diberikan nilai “Ok”. Jika tidak sesuai harapan penguji, maka akan diberikan nilai “Gagal”.
Tabel 3 Proses 1.1.1 Input Data Pelanggan
Test Case | Field | Input | Valid Output | Output | Status |
1 | PerusahaanPlg AlamatPlg1 TelpPlg1 CPPlg FaxPlg | - Jl. Surya sumantri no 1 08562114761 Eric 5940829 | Pesan: Field yang bertanda * harus diisi. | Pesan: Field yang bertanda * harus diisi. | Ok |
2 | PerusahaanPlg AlamatPlg1 TelpPlg1 CPPlg FaxPlg | PT. Adetex Jl. Surya sumantri No.1 08562114761 Eric 5940829 | PT. Adetex Jl. Surya sumantri No.1 08562114761 Eric 5940829 | PT. Adetex Jl. Surya sumantri No.1 08562114761 Eric 5940829 | Ok |
Kesimpulan
Berdasarkan hasil yang telah dicapai pada pembuatan program aplikasi dan target awal perancangan program dapat ditarik beberapa kesimpulan, antara lain:
• Telah berhasil diimplementasikan Sistem Informasi Penjualan Pelumas dimana terjadi peningkatan efisiensi dan efektivitas pada perusahaan setelah mengimplementasikan sistem komputerisasi tidak dapat diukur dalam waktu singkat. Walaupun demikian, beberapa permasalahan yang ada pada system lama seperti: keterlambatan pembuatan laporan yang terkait dengan penjualan, kesalahan pencatatan dan perhitungan persediaan, serta pengulangan pencatatan transaksi, dapat diatasi dengan baik oleh system baru.
• User Interface Design pada aplikasi dapat dimengerti dengan baik oleh pengguna.
• Aplikasi dapat memberikan laporan yang terkait dengan penjualan dan piutang dengan cepat.
• Fitur pemesanan, surat jalan, faktur, fkbayar/pembayaran dan laporan dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan harapan pengguna.
Daftar Pustaka
[Dar06] Darie, Cristian, Bogdan Brinzarea, Filip Chereches-Tosa, Mihai Bucica. (2006). AJAX and PHP Building Responsive Web Applications. Packt Publishing.
[Dav74] Davis, Gordon B. (1974). Management Information System. Auckland: Mcgraw-Hill.
[Fat99] Fathansyah. (1999). Basis Data, Informatika Bandung.
[Fla06] Flanagan, David. (2006). JavaScript: The Definitive Guide, 5th Edition. O'Reilly.
[Har05] Hartono, Jogiyanto. (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Yogyakarta.
[Hoj06] Hojtsy, Gabor. (2006). PHP Manual. the PHP Documentation Group.
[Hol06] Holzner, Steve. (2006). Ajax For Dummies. Wiley Publishing, Inc.
[Kad01] Kadir, Abdul. (2001). Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP. Andi Yogyakarta.
[MyS06] MySQL, http://en.wikipedia.org/wiki/MySQL, 20/10/2006.
[She05] Sheldon, Rober, Geoff Moes. (2005). Beginning MySQL, Wiley Publishing, Inc.
[Whi04] Whitten, Jeffery L., Lonnie D. Bentley, Kevin C. Dittman. (2004). Systems Analysis and Design Methods. The McGraw-Hill Companies, Inc.
[Zak05] Zakas, Nicholas C. (2005). Professional JavaScript™ for Web Developers. Wiley Publishing, Inc.
thanks ya infonya !!!
BalasHapuswww.bisnistiket.co.id