RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEB Studi Kasus di Teknik Elektro Universitas Diponegoro, STIMIK AKI, dan IAIN Walisongo

ABSTRAK

Sistem Informasi Akademik adalah aplikasi yang dirancang dan dibuat untuk mengolah data-data yang berhubungan dengan informasi akademik, meliputi data mahasiswa, karyawan, rekaman prestasi, kurikulum, dan jadwal perkuliahan. Setiap anggota civitas akademika mempunyai tingkat akses yang berbeda-beda terhadap SIA. Tingkat akses yang dimaksud disesuaikan dengan kebutuhan dan tingkat kepentingan dari masing-masing pengguna sistem.

Dalam perkembangannya, kebutuhan akademik menjadi lebih kompleks karena kebijakan akademik di tiap institusi pendidikan sering mengalami perubahan. Pada pendidikan tingkat tinggi (strata-1) perubahan ini tidak berlangsung secara keseluruhan sistem, tapi perubahannya hanya berkisar pada beban studi, bobot, matakuliah, penilaian, dan kurikulum. Hal tersebut dapat diatasi dengan cara menyimpan data-data yang diinginkan dalam basisdata. Sehingga jika apabila terjadi perubahan kebijakan di kemudian hari, yang perlu dilakukan hanya memodifikasi basisdata.

Pada tugas akhir “Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik Berbasis Web (Studi Kasus di Teknik Elektro Universitas Diponegoro, Stimik Aki, dan Iain Walisongo)” akan merancang dan membuat SIA menggunakan PHP dan server basisdata MySQL. Sebagai bahan pengayaan dalam perancanaan maka digunakan studi kasus pada tiga perguruan tinggi dengan kebutuhan SIA yang berbeda. Perguruan tinggi tersebut adalah Universitas Diponegoro (UNDIP), Sekolah Tinggi Manajemen Imformatika dan Komputer Akademi Abadi Karya Indonesia (STMIK-AKI) dan Institut Agama Islam Negeri Walisongo (IAIN Walisongo).

Pengujian tugas akhir ini menggunakan data dari ketiga perguruan tinggi sebagai representasi dari berbagai permasalahan yang sering timbul dalam SIA. Hasil pengujian dari sistem yang dibuat telah dapat mengakomodasi kebutuhan akademik sebagian besar perguruan tinggi.

DESAIN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI AKADEMIK

Sistem Informasi Akademik (SIA) yang akan dibuat menggunakan MySQL sebagai server basisdata. Sistem basisdata yang akan digunakan dibuat agar dapat di terapkan pada perguruan tinggi manapun. Dengan mengadakan studi kasus pada tiga perguruan tinggi diperoleh data-data yang dapat menunjang pembuatan basisdata tersebut. Ketiga perguruan tinggi yang digunakan untuk pengayaan materi dalam perancangan database SIA adalah Universitas Diponegoro (UNDIP) khususnya jurusan Teknik Elektro, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Abadi Karya Indonesia (STIMIK-AKI), dan Institut Agama Islam Negeri Walisongo (IAIN Walisongo).

Pada ketiga perguruan tinggi tersebut terdapat beberapa aturan yang digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan akademik, antara lain:  aturan mengenai beban studi, aturan mengenai bobot nilai, aturan mengenai matakuliah, aturan mengenai kurikulum, dan aturan mengenai indeks prestasi mahasiswa. Masing-masing perguruan tinggi akan mempunyai kebijaksanaan sendiri mengenai aturanaturan tersebut. Walaupun demikian dari bermacammacam aturan tersebut terdapat beberapa dasar yang bisa digunakan sebagai landasan pembuatan dari SIA. Sebagai contohnya terdapat beberapa cara penilaian hasil studi mahasiswa di masing-masing perguruan tinggi, sebagian menggunakan huruf dan sebagian menggunakan angka, bahkan ada yang menggunakan tanda baca ‘+’ dan ‘-‘. Tapi sebenarnya, semua perhitungan nilai akan menggunakan angka, sehingga dapat ditetapkan bahwa kebutuhan dasar pembuatan SIA yang berhubungan dengan nilai akan menggunakan format angka. Pada bab ini akan dipaparkan mengenai perancangan basisdata, perancangan sistem dan visualisasi program yang ditujukan agar dapat memenuhi kebutuhan SIA pada sebagian besar perguruan tinggi. Selain itu juga akan dibahas implementasi SIA.

Perancangan Basisdata

Basisdata untuk SIA sangat berhubungan dengan tabeltabel yang memuat informasi mengenai mahasiswa, karyawan, dosen, matakuliah, kurikulum, jadual, dan rekaman prestasi mahasiswa serta aturan-aturan dasar seperti bobot nilai dan beban studi. Keseluruhan table harus dapat memenuhi kebutuhan penyimpan data dari SIA dan proses ambil data. Oleh sebab itu diperlukan pembuatan diagram ER dan diagram basisdata agar basisdata yang dirancang dapat digunakan semaksimal mungkin.

Diagram ER (Entity Relationship) SIA

Diagram ER digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data. Diagram entitas ini disusun oleh dua kompoen pembentuk utama, yaitu: Entitas (Entity) dan Relasi (Relation).

Gambar 3.1 Diagram ER

Diagram basisdata SIA

Diagram basisdata dari Sistem Informasi Akademik tampak seperti pada gambar 3.2. Dalam diagram tersebut tampak hubungan masing-masing kolomnya. Ada tiga jenis hubungan, yang pertama hubungan satu  ke satu, seperti tampak dalam kolom uname tabel user dengan kolom nim tabel mahasiswa. Hubungan kedua adalah satu ke banyak, seperti kolom kode tabel dosen dengan kolom kdw tabel mahasiswa. Sedangkan hubungan yang terakhir adalah banyak ke banyak, seperti kolom kelas tabel jadual dengan kolom grup tabel krs.

Tidak semua tabel dibuat memilik kunci utama (primary key) karena ada beberapa tabel yang sifatnya hanya seperti rekaman data. Seperti tabel krs dan transkrip, kedua tabel tersebut tidak mempunyai kunci utama karena isinya adalah data-data terperinci mengenai sejarah pengambilan matakuliah dilengkapi dengan nilai hasil studi untuk semua mahasiswa.

Gambar 3.2 Diagram basisdata

Perancangan Sistem

Sistem Informasi Akademik yang dibahas dalam tugas akhir ini dibuat agar dapat di akses oleh beberapa tingkatan pengguna. Masing-masing pengguna akan memperoleh menu yang terbatas sesuai dengan hak aksesnya. Tapi ada satu tingakatan yang dapat mengakses seluruh menu yang terdapat pada SIA yaitu Supervisor. Tingkatan pengguna yang terdapat pada SIA:

1.      Tingkat Supervisor: mempunyai kewenangan untuk mengawasi dan menjalankan semua fasilitas yang terdapat pada SIA.

2.      Tingkat Administrasi Akademik: mempunyai hak akses untuk menjalankan aplikasi yang berhubungan dengan proses akademik.

3.      Tingkat Administrasi Keuangan: mempunyai hak akses untuk menjalankan aplikasi yang berhubungan dengan proses keuangan.

4.      Tingkat Administrasi Registrasi: mempunyai hak akses untuk menjalankan aplikasi yang berhubungan dengan proses penerimaan  mahasiswa baru.

5.      Tingkat Dosen: mempunyai hak akses untuk menjalankan aplikasi yang berhubungan dengan kewenangan seorang dosen maupun dosen wali.

6.      Tingkat Mahasiswa: mempunyai hak akses untuk menjalankan aplikasi yang berhubungan dengan mahasiswa, seperti informasi jadual kuliah, matakuliah, KRS, hasil ujian, dan transkrip mahasiswa. Pada menu mahasiswa juga diberikan

7.      fasilitas untuk mengisi KRS dari halaman login, tetapi fasilitas ini bisa dihidupkan dan di matikan.

8.      Tingkatan yang lain yang dapat ditambahkan dari Supervisor dapat menambahkan jenis tingkatan  baru, yang menu dan hak akses dapat ditentukan olehnya.

Menu yang terdapat pada masing-masing tingkatan pengguna:

1.      Menu Supervisor

a.       Administrasi pengguna SIA

b.      Penetapan master data

c.       Penetapan ta/smt sekarang dan tetapan akademik

d.      Tambah menu dari kelompok pengguna

e.       Merubah menu dari kelompok pengguna

f.       Laporan dengan SQL

2.      Menu Akademik

a.       Penetapan ta/smt sekarang dan tetapan akademik

b.      Pembagian kelas dan pembuatan jadual kuliah sebelum pengisian krs

c.       Pengisian krs baru

d.      Proses batal/tambah krs

e.       Pembagian kelas dan pembuatan jadual kuliah sesudah pengisian krs

f.       Pengisian nilai per matakuliah/kelas

g.      Update data transkrip

h.      Proses konversi matakuliah manual

i.        Penetapan status mahasiswa (lulus, cuti, do)

j.        Menetapkan dosen wali

k.      Menetapkan jurusan

l.        Informasi krs/khs/transkrip mahasiswa

m.    Daftar nilai ujian (dnu) per matakuliah

n.      Daftar peserta kuliah per matakuliah

o.      Daftar mahasiswa per dosen wali

3.      Menu Registrasi

a.       Pendaftaran mahasiswa baru

b.      Mencari/edit/hapus data mahasiswa

4.      Menu Keuangan

a.       Pemeriksaan slip spp untuk aktifasi krs

5.      Menu Mahasiswa

a.       Informasi krs/khs/transkrip per mahasiswa

b.      Pengisian krs baru

c.       Proses batal/tambah krs

d.      Jadual kuliah semester ini

6.      Menu Dosen

a.       Informasi mahasiswa perwalian

b.      Informasi krs/khs/transkrip mahasiswa perwalian

c.       Daftar nilai ujian per matakuliah/kelas

d.      Daftar peserta kuliah per matakuliah/kelas

e.       Daftar matakuliah Informasi jadual kuliah

f.       Informasi nilai ujian per matakuliah

Perancangan Visualisasi SIA

Visualisasi dari tugas akhir ini menggunakan basis web karena SIA akan diakses dari lingkungan perguruan tinggi yang cukup luas, tidak hanya dalam satu komputer. Berarti SIA akan dipasang dalam sebuah jaringan komputer di perguruan tinggi tersebut. Oleh sebab itu basis web sangatlah cocok untuk kondisi ini. Walaupun akan diakses oleh beberapa pengguna sekalipun dalam satu waktu, sistem yang berbasis web akan mudah menanganinya. Hubungan klien server akan secara otomatis terbuat ketika ada permintaan dari klien, ketika permintaan telah dipenuhi maka koneksi akan terputus kembali. Hal ini akan sangat menghemat lebar jalur data yang digunakan.

Selain itu basis web akan membuat SIA mudah diterapkan pada sistem operasi apapun, tidak ada ketergantungan. Dengan menggunakan sebuah server web yang mendukung PHP dan server database MySQL maka SIA sudah dapat dipasang.

Pemasangan SIA

Pada bagian ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan pada saat pemasangan SIA. SIA akan dipasang pada komputer pribadi dengan menggunakan sistem operasi Windows 98. Sedangkan aplikasi server menggunakan perangkat lunak Appserv v1.60 khusus untuk Windows, yang di dalamnya sudah terdiri dari:

a.       server web Apache versi 1.3.24

b.      bahasa skrip PHP versi 4.2.1

c.       server basisdataMySQL versi 3.23.51

d.      web portal PHP-Nuke versi 4.6

e.       pengatur basisdata phpMyAdmin versi 2.2.6

Appserv secara standar akan terpasang pada direktori C:\Appserv dengan direktori \mysql\data sebagai tempat menyimpan file-file yang berhubungan dengan basisdata dan direktori \www untuk menyimpan dokumen HTML. Dengan fasilitas yang diberikan oleh Appserv maka kebutuhan dasar yang diperlukan oleh SIA sudah terpenuhi. Dalam pengujian, sisi server dan sisi klien menggunakan satu komputer saja, sehingga pengalamatan dari server webnya akan menggunakan localhost. Localhost adalah istilah pengalamatan komputer yang digunakan untuk menunjuk diri sendiri, IP yang digunakan 127.0.0.1. Tapi pada kondisi yang sesungguhnya SIA di pasang pada sebuah server web khusus yang mempunyai kemampuan yang bagus untuk menangani data-data dengan jumlah besar. Kebutuhan minimum perangkat keras untuk SIA di sisi server adalah komputer pribadi dengan memori 32 MB dan prosesor sekelas Pentium II – 300Mhz.

Tahap selanjutnya adalah proses pemasangan (instalation) SIA itu sendiri. Pemasangan SIA pada dasarnya terdiri dari dua bagian penting, yaitu: pemasangan file-file SIA pada server web dan pemasangan basisdata. File SIA terdiri dari dua file, file pertama bernama sia.zip dan yang kedua bernama sia.sql. File sia.zip berisi file-file php yang merupakan aplikasi-aplikasi SIA itu sendiri dan file sia.sql berisi perintah-perintah SQL yang bisa digunakan untuk membangun basisdata yang diperlukan SIA.

Cara untuk memasang file sia.zip adalah meng-unzip (ekstrak) file tersebut dengan bantuan perangkat lunak Winrar atau Winzip ke direktori c:\Appserv\www\[direktori] . [direktori] adalah nama dari direktori yang diinginkan untuk SIA, dalam pengujian ini menggunakan direktori elektro. Jadi SIA akan dipasang pada direktori c:\Appserv\www\elektro. Proses selanjutnya adalah memasang basisdata SIA. Pemasangan basisdata pada intinya adalah memasukkan perintah SQL untuk membentuk basisdata dan tabel serta memasukkan data ke dalam basisdata tersebut. Dalam hal ini server basisdata yang digunakan adalah MySQL, jadi untuk proses pemasangannya menggunakan perangkat lunak yang disediakan oleh MySQL yaitu file yang bernama mysql.exe dan mysqladmin.exe. Letak kedua file ini di direktori c:\Appserv\mysql\bin. Agar file sia.sql bisa digunakan maka file ini harus dipindah ke direktori tersebut. Langkah-langkah pemasangan basisdata SIA sebagai berikut:

1.      menuju ke promtp dos dengan perintah Start > Run > command.

2.      setelah berada di prompt dos, perintah selanjutnya adalah: c:\windows\desktop> cd\appserv\mysql\bin c:\appserv\mysql\bin> mysqladmin create elektro Perintah ini akan menghasilkan basisdata dengan nama elektro di server MySQL.

3.      Perintah yang digunakan untuk memasukkan file sia.sql ke database adalah: C:\appserv\mysql\bin> mysql elektro < sia.sql Hasil dari perintah ini adalah seluruh perintah SQL yang ada dalam file sia.sql akan dijalankan. Sehingga basisdata elektro akan terbentuk struktur tabelnya dan berisi data-data yang dibutuhkan oleh SIA.

Langkah terakhir yang perlu dilakukan adalah membuka file config.php dan mengisi varibel yang ada dalam file tersebut dengan kondisi yang sesungguhnya. Dalam pengujian ini isi file config.php akan menjadi seperti berikut:

<?php

include("global_config.php");

/* File konfigurasi SISTEM INFORMASI AKADEMIK.

=======================================

Sebelum menjalankan SIA variabel pada file ini harus

ditetapkan nilainya terlebih dulu.

Sesuaikan dengan kondisi server.*/

###################

# BASISDATA #

###################

$opts["hn"]="localhost"; # Alamat server MySQL

$opts["un"]="siaundip"; # Username MySQL

$opts["pw"]="bondan"; # Password MySQL

$opts["db"]="elektro"; # Database SIA Anda

####################

# Konfigurasi Nama #

####################

$phpws_url= "http://localhost/elektro";

$backcenter="$phpws_url/images/backcenter.jpg";

$topsitename="Teknik ELEKTRO Universitas Diponegoro";

$sitename = "SIA UNDIP";

$titletag = "Sistem Informasi Akademik";

$titlebar = "SIA UNDIP";

$startdate = "Agustus 2002";

$adminmail= "admin@alamat_email.com";

?>

Setelah seluruh proses di atas selesai, pengujian SIA dapat dilakukan melalui browser web. Alamat URL SIA adalah http://localhost/elektro. Jika proses pemasangan benar maka alamat tersebut akan menuju ke halaman muka dari SIA, jika masih ada kesalahan maka terdapat pesan “Tidak dapat masuk ke basisdata yang dipilih”. Pesan ini menunjukkan bahwa basisdata belum terbentuk atau nama basisdata yang diberikan pada file config.php salah.

Halaman Muka SIA

Tampilan halaman muka dari SIA akan tampak seperti gambar 4.1.

Gambar 4.1 Tampilan halaman muka dari SIA

Dengan munculnya halaman muka menandakan bahwa proses pemasangan berhasil dengan baik. Seperti dalam perancangan, halaman muka terdiri dari beberapa blok. Blok sebelah atas dan kiri merupakan logo SIA dan menu utama, blok tengah digunakan untuk isi, dan blok bawah merupakan catatan kaki dari web tersebut. Pada blok kiri terdapat beberapa berita yang dapat diakses secara umum. Dibawahnya terdapat sebuah sub system yang bisa digunakan untuk masuk ke SIA.

ID masuk dan kata kunci (password) harus dimasukkan agar pengguna dapat menggunakan fasilitas dari SIA. ID dan kata kunci itu kemudian akan dicocokkan dengan tabel user, jika keduanya ada di tabel tersebut maka pengguna diperbolehkan masuk menuju ke menu utama pengguna. Dalam pengujian ini akan digunakan ID pengguna dengan nama ‘supervisor’ dan kata kunci ‘supervisor’. Penekanan tombol ‘MASUK’ diperlukan untuk masuk ke SIA. Hasil dari proses ini tampak pada gambar 4.2.

Gambar 4.2 Tampilan menu pengguna

Menu pengguna merupakan daftar aplikasi-aplikasi apa saja yang boleh diakses oleh pengguna sesuai dengan kelompoknya. Tingkatan pengguna tampak padasebelah kiri kata ‘Group Anda’, dalam pengujian ini tingkatan penggunanya Supervisor. Supervisor adalah tingkatan pengguna tertinggi yang ada di SIA.

Kesimpulan

Setelah merancang dan membuat Sistem Informasi Akademik berbasis web maka diperoleh hasil-hasil yang dapat disimpulkan sebagai berikut:

1.      SIA berbasis web yang dibuat pada tugas akhir ini dapat berjalan baik dengan masukan data dari Teknik Elektro Universitas Diponegoro, STIMIK AKI, dan IAIN Walisongo.

2.      Penggunaan basis web untuk SIA sangat mempermudah proses pengaksesan dari sisi klien, SIA dapat diakses oleh pengguna hanya melalui web browser.

3.      Melalui pengujian sub sistem penetapan dapat diketahui bahwa seluruh data mengenai penetapan awal dapat dimasukkan dengan benar, data awal ini sangat dibutuhkan agar seluruh sistem dari SIA dapat berjalan dengan benar.

4.      Penyimpanan master data dalam tabel akan mempermudah perubahan peraturan dalam perguruan tinggi tersebut.

5.      Form yang diberikan pada sub sistem pendaftaran mahasiswa baru jumlahnya terbatas dan mungkin tidak memenuhi kebutuhan akan informasi mahasiswa baru, penambahan form ini harus merubah ke kode program.

6.      Pembuatan jadwal digunakan untuk menentukan hari, jam kuliah, kelas, dosen/asisten pengampu, dan ruangan yang digunakan.

7.      Sub sistem pengisian KRS harus dilakukan dengan benar dari awal sampai proses penekanan tombol ‘Selesai Pengisian’, jika terhenti di tengah proses maka data pengambilan matakuliah gagal memasukkan ke tabel KRS.

8.      Penentuan kelas tidak berpengaruh pada sub sistem pengisian nilai.

9.      Informasi yang diberikan mengenai KHS dan Transkrip tidak dapat dibatasi waktu layanannya, sehingga kapan pun pengguna dapat mengakses menu ini. Keuntungannya pengumuman nilai dapat dilihat langsung setelah nilai dimasukkan.

10.  SIA yang dibangun sudah mampu mengatasi perubahan kurikulum yang sering menjadi masalah dalam kegiatan akademik di perguruan tinggi.

11.  Proses konversi nilai harus dilakukan dengan manual, tidak ada prosedur otomatis yang disediakan oleh SIA.

12.  Mahasiswa tidak dapat melakukan pendaftaran secara otomatis melalui SIA tapi harus melapor kepada admin dari SIA untuk menambahkan dirinya sebagai pengguna dari SIA.

DAFTAR PUSTAKA

1.      Sidik, Ir Betha, PEMROGRAMAN WEB DENGAN PHP, Informatika Bandung, Oktober 2001.

2.      Azis, M. Farid, PEMROGRAMAN PHP4 BAGI WEB PROGRAMMER, Elexmedia Komputindo, Maret 2001.

3.      McLeod, Raymond, SISTEM INFORMASI MANAJEMEN, PT Prenhallindo, Jakarta, 1995.

4.      Dubois, Paul, MYSQL, New Riders, 2000.

5.      Castagnetto, Jesus, PROGRAMMER TO PROGRAMMER: PROFESSIONAL PHP,Wrox Press. LTD, 1999.

6.      Kadir, Abdul, DASAR PEMROGRAMAN WEB DINAMIS MENGGUNAKAN PHP, Andi Yogyakarta, 2002.

7.      Purbo, Onno W, TCP/IP, ElexMedia Komputindo, April 2001.

8.      http://www.php.net

9.      http://www.mysql.com

10.  http://www.apache.org