1. Pengantar
PT Sarang Imitasi adalah perusahaan yang bergerak dibidang supplier aksesoris mainan terutama untuk produk snack, stationery (alat-alat tulis, tas sekolah, dan sebagainya), produk elektronik (jam tangan, radio mini, dan sebagainya) dan imitasi atau tiruan buatan Cina. Perusahaan ini memiliki pelanggan yang tersebar di Indonesia dan telah menggunakan teknologi komputer untuk mendukung operasinya, tetapi sistem computerized masih terbatas dalam office automation untuk mendukung pemrosesan data, transaksi, operasi bisnis dan belum memanfaatkan teknologi internet dalam hal ini e-Commerce untuk mendukung bisnis dan operasional perusahaan.
2. Analisis Sistem yang Berjalan
· Pelanggan dapat memperoleh informasi dan harga produk dari bagian Marketing. Pelanggan juga dapat memesan sesuai desain yang diinginkan.
· Pelanggan yang ingin memesan produk (order minimum 5000 pieces) dapat menghubungi lewat telepon, email atau datang langsung ke PT Sarang Imitasi yang akan dilayani oleh bagian Marketing (pembatalan pemesanan dapat dilakukan oleh pelanggan dalam waktu 24 jam) dan jika sudah pasti maka akan dibuat Surat Pemesanan Barang (PO) rangkap tiga. Lembar satu untuk diserahkan ke bagian gudang, lembar dua untuk pelanggan dan lembar tiga untuk bagian keuangan. Pelanggan baru (2-3 kali transaksi) harus membayar secara cash, sedangkan pelanggan tetap diberi batas waktu pembayaran 14 - 30 hari sesuai kesepakatan.
· Bagian gudang akan mengecek persediaan dan database barang. Bila stok kurang atau tidak tersedia maka bagian gudang akan melaporkan permintaan pembelian kepada bagian pembelian, lalu bagian pembelian akan melakukan pembelian barang yang habis tersebut.
· Selanjutnya bagian gudang mempersiapkan atau packing barang dan menyerahkan PO kepada bagian keuangan yang akan membuat faktur dan diserahkan ke bagian pengiriman.
· Bagian pengiriman akan membuat surat jalan dan mengirim barang beserta faktur dan surat jalan kepada pelanggan. Barang yang rusak atau tidak sesuai dapat dikembalikan dan bagian keuangan membuat retur penjualan. Untuk pembayaran tunai atau langsung akan diserahkan ke bagian keuangan dan dicap lunas sedangkan pembayaran oleh pelanggan tetap sesuai tanggal jatuh tempo.
· Pembayaran yang melewati jatuh tempo dikenakan charge 3 %. Pengiriman barang untuk daerah Jakarta menggunakan transportasi dari perusahaan dan untuk pelanggan di luar kota menggunakan jasa ekspedisi dan biaya pengiriman ditanggung pelanggan.
Identifikasi Masalah
· PT Sarang Imitasi masih memanfaatkan sistem pemesanan biasa (datang langsung, melalui telepon atau email) sehingga pelanggan masih mengalami kesulitan dan transaksi berjalan lambat.
· Selain itu juga masalah atau kendala waktu dalam pengiriman gambar produk atau pertukaran informasi dengan pelanggan yang memakan waktu lama terutama untuk pelanggan di luar kota karena dukungan sarana komunikasi dan transportasi yang tersedia kurang efektif.
· Berdasarkan perbandingan data transaksi atau volume penjualan tahun 2003, 2004 dan 2005 telah terjadi penurunan omset penjualan sekitar 40% di tahun 2005 ini dibandingkan dengan penjualan tahun-tahun sebelumnya.
Usulan pemecahan Masalah
· Untuk memudahkan operasi bisnis dan kemudahan transaksi pada perusahaan maka perlu dibuat sistem penjualan berbasis Web (pemesanan secara online) yang dapat menghemat waktu terutama dalam penyampaian atau pertukaran informasi (data, contoh gambar produk, dan sebagainya), pemesanan produk dan transaksi dapat dilakukan dimana saja setiap saat oleh pelanggan di berbagai daerah
· Perancangan Web disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan pelanggan terutama berkaitan dengan informasi produk, pemesanan dan informasi pendukung lainnya yang dapat diakses oleh pelanggan setiap waktu.
· Perancangan Web pada PT Sarang Imitasi sebagai sarana untuk memperluas pemasaran atau penjualan dengan tujuan meningkatkan volume transaksi dan omset penjualan yang menurun.
3. Rancangan Sistem yang Diusulkan
Prosedur Sistem yang Diusulkan
· Pelanggan mengunjungi website PT Sarang Imitasi untuk melihat daftar produk. Bila pelanggan berminat untuk memesan maka pelanggan harus terlebih dahulu untuk melakukan login bagi member lama, dan bagi member baru diharuskan untuk melakukan registrasi atau daftar untuk mendapatkan User ID Pelanggan sehingga pelanggan dapat melakukan pemesanan.
· Setelah itu pelanggan dapat memilih produk dan jumlah yang ingin dipesan sesuai dengan ketentuan kemudian pelanggan men-submit pemesanan. Pelanggan akan menerima konfirmasi pemesanan tersebut yang akan dikirim melalui e-mail.
· Kemudian Marketing akan memproses dan mempersiapkan pesanan pelanggan.
· Pembayaran dilakukan dengan cara transfer ke rekening PT Sarang Imitasi sesuai batas jatuh tempo. Pembayaran yang melewati jatuh tempo dikenakan charge 3 %. Kemudian pelanggan melakukan konfirmasi pembayaran dengan mengirim bukti transfer melalui fax atau email dan bagian keuangan mengecek pembayaran tersebut dan memberikan keterangan lunas.
· Admin mengelola dan mengupdate database setiap waktu dan setiap terjadi perubahan pada database.
Navigation Diagram Halaman Utama Web:
4. Kesimpulan
· Dengan mengaplikasikan sistem penjualan berbasis web ( Web Base ) PT. Sarang Imitasi dapat melakukan promosi / pengenalan produk - produk yang ada secara efisien dan efektif.
· Kemudahan bagi pelanggan untuk dapat memperoleh informasi secara jelas mengenai produk – produk yang ada, sehingga pelanggan tidak perlu datang langsung ataupun menunggu pengiriman informasi produk.
· Dapat mengurangi biaya pengiriman informasi produk dan mendukung system yang telah ada.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar